Zarządzanie czasem to jeden z popularniejszych tematów wśród tych, których nie obowiązuje odgórnie narzucony harmonogram i sami muszą rozdysponować czas pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Na ten temat powiedziano i napisano już wiele. Każdy z autorów publikacji ma swoje własne metody i indywidualne podejście do planowania, ale tak naprawdę większość z nich powtarza te same, uniwersalne zasady, jedynie ubrane w nieco inne słowa.
Spora rzesza ludzi, również menedżerów sprzedaży, rozumie je jednak w trochę opaczny sposób lub traktuje zbyt dosłownie. Przyjrzyjmy się zatem co kryje się za wpajanymi nam na każdym kroku zasadami efektywnego zarządzania czasem.
Planowanie
Nadrzędną zasadą jeżeli chodzi o zarządzanie czasem jest planowanie. Planowanie z definicji jest procesem ustalania celów i odpowiednich działań, aby je osiągnąć. O ile układanie własnego grafiku i przyporządkowywanie określonych zadań do wykonania do konkretnych godzin wychodzi menedżerom całkiem dobrze, to niestety ustalanie celów jest bardzo często kompletnie pomijane.
Pełniąc stanowisko kierownicze jesteś zapewne zapracowaną osobą, masz na głowie dużo obowiązków, ponosisz dużą odpowiedzialność, bierzesz na swoje barki wiele zadań i funkcjonujesz w ciągłym biegu. Czy zastanowiłeś się kiedyś po co w ogóle robisz te wszystkie rzeczy? Jaki jest ich cel? Jakiego efektu oczekujesz?
Przemyślenie celu działania powinno być zawsze punktem wyjścia do zaplanowania jakiegokolwiek zadania do wykonania. Jeżeli nie wiesz co chcesz osiągnąć organizując spotkanie z zespołem sprzedażowym to po prostu go nie organizuj. Wprawdzie będziesz czuł, że spełniłeś swój menedżerski obowiązek, jednak zapełnianie dnia nieprzemyślanymi i bezcelowymi zadaniami nie ma nic wspólnego z wysoką produktywnością.
Priorytetyzowanie
Bardzo często podkreślanym problemem jest ustalanie priorytetów i wykonywanie rzeczy najważniejszych w pierwszej kolejności. Nie sposób się z tym stwierdzeniem nie zgodzić, jednak pytanie brzmi – co tak naprawdę jest ważne dla menedżera? Trzeba zdać sobie sprawę, że nie ma uniwersalnej odpowiedzi i wszystko zależy od konkretnej sytuacji.
Tutaj pole do popisu ma sam menedżer. Przede wszystkim, podchodząc do planowania powinien zastanowić się, jak podejmowane przez niego działania wpływają na wyniki sprzedaży i jak wpływają na zespół sprzedażowy. Oczywiście, są rzeczy, które wnoszą niewiele, ale mimo wszystko muszą być wykonane, jak na przykład porządkowanie skrzynki pocztowej, czy wypełnianie dokumentacji.
Tego typu zadania należy zostawiać jednak na koniec, a większość dnia podporządkować temu, aby z realizowanych zadań wyciągnąć jak najwięcej korzyści. Należy również pamiętać, że priorytety ulegają zmianie i w danym czasie najistotniejsze może okazać się przygotowywanie sprzedawców do wypuszczenia na rynek nowej oferty, a za jakiś czas priorytetowe będą spotkania z konkretnym, strategicznym klientem.
Delegowanie zadań
Kolejną złotą zasadą, która docelowo powinna ułatwiać życie menedżerom jest delegowanie zadań. Jeżeli jakiekolwiek czynności mógłby wykonać jeden z członków zespołu sprzedażowego, to zleć mu to, a sam zajmij się najważniejszymi zadaniami – zdanie to przewija się wielokrotnie w poradnikach na temat zarządzania czasem.
Brzmi jak bajka, jednak czy przed delegowaniem zadań zastanawiasz się, czy dany sprzedawca nie zaniedba przez to swoich obowiązków? Zaniedbywanie obowiązków to jedno, ale czy ma on kompetencje, aby wykonać to zadanie prawidłowo?
Menedżer, który zleca podwładnemu coś, co w gruncie rzeczy leży w jego zakresie obowiązków, musi mieć pewność, że sprzedawca jest w stanie wykonać je prawidłowo i że zdąży na czas ze swoimi zadaniami. Przez to delegowanie nie jest wcale takie proste jak się wydaje. Każdorazowo powinno wynikać z przeanalizowania korzyści i ewentualnych strat.
Niestety, trzeba jasno i wyraźnie przyznać – większość menedżerów nie planuje swojego czasu. Wynika to po pierwsze z lenistwa, po drugie z braku świadomości korzyści, jakie niesie za sobą planowanie. Najlepsze co możemy zrobić w kontekście podnoszenia własnej produktywności to zapisywanie zadań do wykonania.
Nie ważne, czy w telefonie, w komputerze, czy tradycyjnie – w notatniku/kalendarzu. Ważne, że dzięki temu nic nie pominiemy, a regularne wykonywanie tej czynności pozwoli na bieżące monitorowanie postępu. Jednocześnie warto podkreślać, że rozsądne działanie menedżera wynika z planowania działań, a nie z gaszenia pożaru.
