Raporty sprzedażowe

0

Każda organizacja i jej menedżerowie, niezależnie od profilu działalności, powinna monitorować dane dotyczące poziomu sprzedaży i inne parametry działu handlowego. Raporty ilościowe, dotyczące bezpośrednio poziomu realizowanej sprzedaży, jak i jakościowe, przedstawiające wskaźniki istotne z punktu widzenia klienta i zyskowności firmy, powinny być dostosowane do specyfiki organizacji i odnosić się do założonych celów.

Niewłaściwie skonstruowany raport jest źródłem nieprawdziwych danych, pomija ważne aspekty, może być przyczyną złych decyzji personalnych i mylnych ocen podwładnych. Określenie, jakich informacji się oczekuje, częstotliwości ich pozyskiwania, daje obraz jego użyteczności w praktyce, co widać po uzyskanych odpowiedziach na typowe problemy w danych obszarach. Zalecam raporty tygodniowe, które powodują dużą oszczędność czasu, jednocześnie pozwalają na szybką reakcję w razie konieczności.

Spotykane w niektórych branżach raporty dzienne są, z reguły, źródłem niemałej irytacji ze strony sprzedawców, którzy nie bez racji nazywają to stratą czasu. Co prawda, dostępne obecnie narzędzia techniczne ułatwiają ten proces, jednak, bez wyraźnego wytłumaczenia sensowności funkcjonowania takiego rozwiązania, nie ma co liczyć na rzetelne informacje ze strony podwładnych. Prawdopodobnie żaden menedżer nie ma czasu na codzienne przeglądanie raportów, z kolei, kiedy tylko sprzedawcy zorientują się w sytuacji, cały proces raportowania zaczyna się rozłazić.

Raport tygodniowy pozwala na szybki i bieżący monitoring aktywności i wyników każdego sprzedawcy, wychwycenie odchyleń od założonych planów działań i wyników. Z kolei raporty miesięczne ułatwiają analizę porównawczą z poprzednimi miesiącami przy założeniu stałości warunków rynkowych. Ponieważ tak naprawdę zarządzać można nie wynikami, tylko działaniami, raporty tygodniowe, ich analiza i wprowadzane działania, są najbardziej skuteczne.

Niezależnie od raportów pozyskiwanych od zespołu sprzedażowego, należy korzystać z systematycznych raportów z działu analiz finansowych oraz marketingu. Miesięczne raporty dotyczące poziomu sprzedaży nowego biznesu, sprzedaży do klientów już posiadanych, zestawienia kosztów i zysków, to domena działów finansowych. Aktualne oferty konkurencji, bieżące informacje rynkowe, to domena działów marketingowych. Szczególną uwagę poświęcajmy danym finansowym, pokazującym nie tylko zmiany poziomu sprzedaży, ale także zmiany po stronie kosztowej.

Pozwala to na bieżąco kontrolować realizację firmowego planu sprzedaży na każdym szczeblu, poniesione koszty i wskaźniki rentowności. Głębokiej analizie należy poddać zestawienie kosztów i zysków, pokazujące aktualny poziom realizacji sprzedaży i koszty z tym związane. Pozwala to menedżerowi dostrzec albo przekroczenie wydatków, albo politykę zbytniej oszczędności kosztem realizacji bieżących celów cząstkowych, a w efekcie poszukać skutecznych sposobów na rozwiązanie tych problemów.

Analiza poszczególnych przedziałów czasowych umożliwia wyeliminowanie czynników powodujących wzrost kosztów bieżących. Biorąc pod uwagę np. kwestię możliwych rabatów udzielanych przez sprzedawców (a rabat z reguły udzielany jest z zysku a nie z ceny, o czym niewielu pamięta), pilnowanie tego obszaru jest niezwykle istotne. Kontrola założonych celów, realizacji budżetu, pozwala na szybką reakcję i zmianę sposobów działania zespołu sprzedażowego.

Tworząc skuteczny raport, dbajmy o to, aby zawierał nie więcej niż 5-6 analizowanych obszarów. Największą wadą raportów jest brak istotnych danych i ich nieczytelność. Tylko na podstawie czytelnych informacji i wyraźnych celów można dokonać weryfikacji raportu i uzyskać wiarygodne źródło informacji. Dbajmy o to, żeby dane były aktualne, stąd konieczność ich aktualizacji u źródła pozyskiwania. Pilnujmy, aby dane były prawidłowe tzn. istotne i kompletne. Pozwoli to wytłumaczyć sprzedawcom sens raportowania, które nie tylko służy menedżerowi, ale i sprzedawcom.

Doświadczenie pokazuje, że nawet najmniejsza poprawa w obszarze zarządzania danymi przynosi znaczne efekty biznesowe. Stąd opłacalność w zastosowaniu narzędzi informatycznych, korygujących elementy błędów ludzkich, takich jak subiektywizm oceny, niedokładność, istotność. Raportowanie jest zbyt ważne, aby pozostawić je przypadkowi. Błędne dane, nie tylko mogą doprowadzić do złej oceny wyników, stają się często przyczyną błędów w ocenie działań podwładnych. Czym to skutkuje – wie każdy menedżer.

Skomentuj